Iberian Freight Solutions reduce un 45% el tiempo de cotización con abemonTRANSPORT

El reto

Iberian Freight Solutions es un operador logístico multimodal con sede en Valencia, especializado en transporte de mercancías entre la Península Ibérica, las Islas Canarias, norte de África y el corredor mediterráneo europeo. Gestiona envíos por carretera, marítimo y aéreo, con un volumen medio de 800 expedientes mensuales y una red de 15 carriers con los que opera habitualmente.

El proceso de cotización era el cuello de botella más crítico de la empresa. Cuando un cliente solicitaba un presupuesto para un envío multimodal (por ejemplo, recogida en fábrica en Barcelona, transporte por carretera hasta el puerto de Valencia, carga marítima hasta Las Palmas, y distribución local en Gran Canaria), el comercial tenía que consultar manualmente las tarifas de cada carrier para cada tramo. Las tarifas estaban en hojas de cálculo, PDFs de los carriers, o directamente había que llamar por teléfono para pedir cotización. Un solo presupuesto multimodal podía requerir entre 2 y 4 horas de trabajo.

Pero la lentitud no era el único problema. La calidad de las cotizaciones era inconsistente. El resultado dependía de la experiencia del comercial, de los carriers que recordaba consultar, y de su capacidad para identificar la combinación óptima de rutas y modos de transporte. Un comercial senior con 15 años de experiencia generaba cotizaciones un 18% más competitivas que uno junior, simplemente porque conocía más opciones y combinaciones.

La visibilidad de los envíos era prácticamente inexistente una vez la mercancía salía del almacén de origen. Cada carrier tenía su propio sistema de tracking, algunos con API, otros con portales web, y algunos solo ofrecían información por teléfono. El cliente llamaba pidiendo el estado de su envío, y el equipo de operaciones tenía que contactar al carrier correspondiente, esperar respuesta, y trasladar la información. Con 800 expedientes activos, el equipo dedicaba un 30% de su tiempo a responder consultas de estado que no tenían forma de responder sin contactar a terceros.

Las incidencias en tránsito (retrasos, daños, pérdidas parciales, cambios de ruta) se detectaban cuando el cliente reclamaba, no cuando ocurrían. La falta de visibilidad convertía cada incidencia en una crisis porque se gestionaba en modo reactivo, sin margen para tomar medidas correctivas a tiempo.

La solución

El Blueprint de 3 semanas cartografió el ecosistema logístico completo: 15 carriers con 6 protocolos de integración distintos (API REST, SOAP, EDI, email, portal web, teléfono), 3 modos de transporte con sus propias lógicas de tarifación, y un proceso de cotización que dependía casi exclusivamente del conocimiento tácito de los comerciales.

Implementamos abemonTRANSPORT sobre cuatro capas del Engine:

Integration fue la capa más intensiva en trabajo. Conectamos los 15 carriers a través de sus respectivos protocolos: APIs REST para los carriers modernos, adaptadores SOAP para los legacy, parsers EDI para los marítimos que operan con estándares EDIFACT, y scrapers controlados para los que solo ofrecen portal web. Cada integración incluye consulta de tarifas en tiempo real, tracking de envíos, y recepción de eventos (recogida, salida, tránsito, entrega, incidencia). Para los carriers que no ofrecen API de tarifas, implementamos un sistema de cache inteligente que actualiza los precios periódicamente y estima variaciones basándose en patrones históricos. Toda la información fluye hacia un modelo de datos unificado donde un envío es un envío, independientemente de cuántos carriers y modos de transporte involucre.

Orchestration automatizó el proceso de cotización end-to-end. Cuando un cliente solicita un presupuesto, el sistema descompone la ruta en tramos, consulta las tarifas disponibles para cada tramo en cada modo de transporte compatible, calcula los tiempos de tránsito incluyendo tiempos de conexión entre modos, y genera un ranking de opciones optimizado por coste, por tiempo, o por el balance que el cliente prefiera. Lo que antes requería 2-4 horas de trabajo manual de un comercial se resuelve ahora en minutos, con la ventaja adicional de que el sistema evalúa combinaciones que un humano no exploraría por falta de tiempo o conocimiento.

El workflow de operaciones se automatizó igualmente. Una vez aceptada la cotización, el sistema genera las órdenes de transporte para cada carrier implicado, programa las recogidas, emite la documentación necesaria (CMR, conocimiento de embarque, packing list), y monitoriza la ejecución de cada tramo. Si un carrier no confirma una recogida en el plazo esperado, el sistema alerta automáticamente y sugiere un carrier alternativo.

Visibility proporcionó el tracking multimodal en tiempo real que antes era imposible. Un único panel muestra la posición y el estado de todos los envíos activos, independientemente del carrier o modo de transporte. El cliente tiene acceso a un portal de seguimiento con actualizaciones automáticas por email en cada hito significativo: recogida confirmada, en tránsito, en conexión, en reparto, entregado. Las incidencias se detectan automáticamente (un envío que no llega al hub de conexión en el tiempo previsto genera una alerta antes de que el retraso se propague a los tramos siguientes).

Data construyó la base de conocimiento logístico. El histórico de tarifas, tiempos de tránsito reales, y fiabilidad de cada carrier alimenta un modelo que mejora la precisión de las cotizaciones con cada operación. El sistema aprende que el carrier X es un 15% más lento en invierno para la ruta Valencia-Las Palmas, o que el carrier Y tiene un 8% de incidencias en envíos de más de 2 pallets. Esta información se incorpora automáticamente en las cotizaciones y en la selección de carriers.

Los resultados

El tiempo de cotización se redujo un 45%. Las cotizaciones que antes requerían 2-4 horas de trabajo manual se generan ahora en menos de 15 minutos para envíos multimodales complejos, y en menos de 2 minutos para rutas estándar. El equipo comercial paso de generar 8-10 cotizaciones diarias a más de 30, sin trabajar más horas. La tasa de conversión de cotización a pedido mejoró un 12% porque la respuesta rápida reduce la probabilidad de que el cliente cierre con un competidor.

La capacidad de gestión se triplicó sin ampliar el equipo. Con las mismas 12 personas de operaciones, Iberian Freight Solutions gestiona ahora más de 2.400 expedientes mensuales. El equipo dedica su tiempo a gestionar excepciones y a mantener relaciones con carriers estratégicos, no a copiar datos entre sistemas o a llamar pidiendo estados de envío.

Los costes operativos se redujeron un 22%. La reducción viene de tres fuentes: la optimización automática de rutas que encuentra combinaciones de carrier más económicas, la reducción de incidencias gracias a la detección temprana, y la eliminación del sobrecoste de las cotizaciones subóptimas que generaban los comerciales menos experimentados. El sistema homogeneiza la calidad de las cotizaciones independientemente de quién las genere.

El tracking multimodal en tiempo real eliminó por completo las llamadas de estado. Los clientes consultan el portal de seguimiento directamente, y reciben notificaciones proactivas cuando hay algo relevante. El equipo de operaciones recuperó ese 30% de tiempo que dedicaba a responder consultas de estado.

Capas del Engine utilizadas

• Integration: Conectividad con 15 carriers a través de 6 protocolos distintos (REST, SOAP, EDI, scrapers, cache), modelo de datos logístico unificado, eventos en tiempo real
• Orchestration: Cotización automatizada multimodal con ranking por coste/tiempo, generación de órdenes de transporte, documentación automática, gestión de excepciones
• Visibility: Portal de tracking multimodal en tiempo real, notificaciones automáticas por hito, detección proactiva de incidencias, dashboard de operaciones
• Data: Histórico de tarifas y tiempos de tránsito, modelo predictivo de fiabilidad por carrier/ruta, mejora continua de cotizaciones con datos reales de operación