Grupo Marbella reduce un 35% el ciclo de venta inmobiliaria con abemonFLOW

El reto

Grupo Marbella es una promotora inmobiliaria especializada en el segmento de lujo en la Costa del Sol. Con un portfolio de 6 promociones activas simultáneamente y precios medios por unidad superiores a 1.2 millones de euros, cada operación de venta es un proceso complejo que involucra múltiples departamentos, asesores legales, entidades financieras, notarías y la administración pública.

El ciclo medio de una venta, desde la primera visita hasta la firma ante notario, era de 14 meses. No porque los clientes tardaran en decidirse, sino porque el proceso interno estaba fragmentado. La documentación técnica la generaba un departamento, la contractual otro, la fiscal un tercero. Cada departamento trabajaba con su propio ritmo, sus propios sistemas y sus propias prioridades.

Los agentes comerciales dedicaban el 40% de su tiempo a tareas administrativas: preparar dossieres de venta, recopilar documentación para la due diligence del comprador, coordinar con la gestoría, perseguir al departamento legal para que revisara un contrato. Tiempo que no dedicaban a lo que realmente genera ingresos: vender.

El problema era especialmente crítico con clientes internacionales, que representan el 60% de las ventas. Un comprador alemán o británico esperaba eficiencia, transparencia y respuestas rápidas. Cuando un documento tardaba dos semanas en llegar, la confianza se erosionaba. Y en el segmento de lujo, la confianza es el activo más valioso.

La solución

El Blueprint identificó tres focos de fricción: la fragmentación documental, la falta de visibilidad del estado de cada operación, y la ausencia de reglas claras sobre quién hace qué y cuándo.

Orchestration fue la capa que más impacto generó. Diseñamos un workflow completo que orquesta el ciclo de venta de principio a fin. Cuando un cliente muestra interés serio, el sistema inicia automáticamente la preparación del dossier de venta con toda la documentación de la unidad. Cuando se firma una reserva, el sistema genera el contrato de arras con los datos precargados, programa la revisión legal, notifica a la gestoría fiscal y agenda los hitos siguientes.

Cada paso tiene un SLA definido. Si el departamento legal no revisa el contrato en 48 horas, se escala. Si la gestoría no responde en 5 días laborables, se escala. El sistema no deja que nada se quede atascado en la bandeja de entrada de nadie.

Visibility conectó todas las piezas en un dashboard comercial donde cada agente ve el estado de todas sus operaciones en tiempo real. Dónde está cada venta, qué documentos faltan, qué plazos se acercan, qué acciones requieren su intervención. La directora comercial ve la foto completa de las 6 promociones en una sola pantalla.

Governance definió las reglas del juego. Cada rol tiene responsabilidades claras, cada métrica tiene un propietario, cada desviación tiene un protocolo. Las reuniones comerciales semanales dejaron de ser sesiones de actualización manual (“a ver, Juan, ¿cómo va lo del cliente alemán?”) y se convirtieron en sesiones de decisión sobre datos reales.

Los resultados

El ciclo de venta se redujo un 35%, pasando de 14 meses a 9 meses de media. La reducción vino fundamentalmente de eliminar tiempos muertos entre pasos: documentos que esperaban revisión, firmas que esperaban programación, información que esperaba que alguien la recopilara.

El tiempo dedicado a gestión documental se redujo un 50%. Los dossieres de venta se generan automáticamente. Los contratos se preparan con datos precargados. La documentación para due diligence se compila sin intervención manual. Los agentes comerciales recuperaron ese 40% de tiempo administrativo y lo dedicaron a vender.

El cumplimiento de plazos con clientes alcanzó el 98%. Cuando un agente promete al cliente que tendrá un documento en una fecha, el sistema se encarga de que ocurra. Los clientes internacionales, acostumbrados a procesos eficientes en sus países de origen, reciben la experiencia que esperan.

El ROI completo se alcanzó en 4 meses, impulsado por el incremento en velocidad de cierre y la reducción de operaciones que se caían por demoras en el proceso.

Capas del Engine utilizadas

• Orchestration: Workflow completo del ciclo de venta inmobiliaria, desde interés hasta firma notarial. Generación documental automática, SLAs por paso, escalado automático.
• Visibility: Dashboard comercial multi-promoción en tiempo real. Estado de operaciones, documentación pendiente, plazos y alertas por agente.
• Governance: Ownership de cada fase del proceso, cadencia de revisión semanal automatizada, protocolos de escalado y métricas de rendimiento por equipo.